Зуп 3 перенос данных.

Ввод в эксплуатацию информационной системы невозможен без переноса начальных данных. Ввиду принципиального отличия механизмов и объектов, перенос данных между программами «1С:Зарплата и Кадры 7.7» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» представляет некоторую сложность. О том, как организовали перенос на одной из вспомогательных компаний японского автогиганта «Тойота Мотор» специалисты ЗАО «Си Дата», рассказывает в предлагаемой статье А.В. Ярвельян, ведущий аналитик компании.

Списочная численность ООО "Тойота Цусё Машинэри" на момент внедрения информационной системы не превышала 50 человек. Управленческий учет в организации полностью совпадает с регламентированным.

Организация создана летом 2006 года, и первые несколько месяцев ее существования бухгалтерский учет и расчет заработной платы производился сторонней аудиторской компанией с использованием программного обеспечения на базе платформы "1С:Предприятие 7.7".

Однако на определенном этапе развития организации ее руководством было принято решение вести бухгалтерский и кадровый учет и рассчитывать заработную плату работников собственными силами, используя для этих целей программное обеспечение на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Обследование бизнес-процессов организации показало, что типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" полностью удовлетворяет требованиям организации к ведению регламентированного кадрового учета и расчету заработной платы.

Таким образом, для внедрения системы кадрового учета и расчета заработной платы на основе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" необходимо было:

осуществить перенос данных из "1С:Зарплаты и Кадры 7.7";
проверить корректность перенесенных данных и откорректировать их вручную.

Перенос данных

Перенос данных производился стандартными средствами конвертации.

С помощью конвертора информационных баз "1С:Предприятия 8" была произведена конвертация информационной базы из формата данных "1С:Предприятия 7.7" в формат "1С:Предприятия 8". Компонента "Конвертор ИБ" включена в комплект поставки платформы "1С:Предприятие 8".

При этом информационная база в формате "1С:Предприятие 8" создается приблизительно в том же виде, в каком ее привыкли видеть пользователи конфигурации "Зарплата и Кадры" для "1С:Предприятия 7.7": сохраняются названия документов и справочников, привычные связи между объектами.

Однако данная информационная база не предназначена для ведения учета, по крайней мере, в том виде, в котором она предстает непосредственно после конвертации.

Данные переносятся из сконвертированной информационной базы конфигурации "Зарплата и Кадры" в информационную базу конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Предприятия 8".

Вначале с помощью внешней обработки PrB_HRM.epf выгружаются данные из сконвертированной базы данных в файл формата XML. Файл указанной обработки находится в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

При настройке обработки выгрузки необходимо особенно внимательно отнестись к тому, каким образом будет сформирован список обособленных подразделений организаций. Поскольку конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" позволяет вести учет от имени нескольких организаций, на этапе выгрузки данных необходимо указать, какие подразделения будут выделены в учете как отдельные организации (см. рис. 1).

Рис. 1

Затем, уже в пустой информационной базе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с помощью встроенной обработки "Универсальный обмен данными в формате XML" нужно произвести загрузку данных.

Подробная пошаговая инструкция по переносу данных размещена в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\ Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

Проверка и корректировка данных

Поскольку в организации управленческий учет совпадает с регламентированным, предстояло проверить наличие и корректность данных для его ведения (см. таблицы 1, 2). Обращаем ваше внимание, что вводимые данные должны отражать реальное положение дел в организации. Например, данные о подразделениях должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организации, тоже касается и данных о приемах на работу или перемещениях.

Таблица 1

Данные для регламентированного кадрового учета.

№ п/п	Данные	Объект конфигурации
	Данные об организациях предприятия	Справочник "Организации"
	Данные о подразделениях организаций. Данные должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организаций, а также с первым субконто на затратных счетах	Справочник "Подразделения организации"
	Данные о должностях организаций	Справочник "Должности организаций"
	Данные о штатном расписании организаций	Регистр сведений "Штатное расписание организаций"
	Персональные данные физических лиц - работников, договорников и пр: фамилия, имя отчество, пол, коды, дата и место рождения и пр.	Справочник "Физические лица"
	Паспортные данные физических лиц	Регистр сведений "Паспортные данные физических лиц"
	Контактная информация: телефоны и адреса физических лиц	Регистр сведений "Контактная информация"
	Данные о семейном положении физических лиц	Регистр сведений "Семейное положение физических лиц"
	Данные о составе семьи физических лиц	Справочник "Физические лица"
	Данные о воинском учете	Регистр сведений "Воинский учет"
	Данные об инвалидности	Регистр сведений "Сведения об инвалидности физических лиц"
	Данные о гражданстве физических лиц	Регистр сведений "Гражданство физических лиц"
	Данные о стаже физических лиц	Справочник "Физические лица"
	Данные о предыдущей трудовой деятельности физических лиц	Справочник "Физические лица"
	Данные о приказах о приеме на работу для всех работников предприятия, участвующих в учете в текущем налоговом периоде. Данные о датах приема должны быть реальными; документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Прием на работу в организацию"
	Данные о кадровых перемещениях работников организаций. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Кадровое перемещение работников организаций"
	Данные о приказах об увольнении работников организаций за текущий налоговый период. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Увольнение из организации"
	Данные о документах-отклонениях для кадрового учета за текущий год	Документы "Отпуска организаций", "Командировки организаций", "Отсутствие на работе в организации", "Возврат на работу в организацию"
	Данные о графиках отпусков организаций на текущий год	Документ "График отпусков организаций"

Таблица 2

Данные для регламентированного расчета заработной платы.

№ п/п	Данные	Объект конфигурации
	Данные о стандартных налоговых вычетах работников, предоставляемых в текущем налоговом периоде	Регистры сведений "НДФЛ стандартные налоговые вычеты физических лиц" и "НДФЛ применение вычетов"
	Данные о номерах лицевых счетов работников	Регистр сведений "Лицевые счета работников организации"
	Данные о долге организации перед работниками или о долге работников перед организацией на начало года	Регистр накопления "Взаиморасчеты с работникам организации"
	Данные о шаблонах проводок для отнесения основного заработка работников на счета бухгалтерского учета	Документ "Учет основного заработка работников организации"
	Данные о суммах плановых авансов работникам организаций	Регистр сведений "Авансы работникам организаций"
	Данные о заработке работников организаций за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка	Регистры расчета "Основные начисления работников организации" и "Дополнительные начисления работников организации"
	Данные об отработанном времени работников организации за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка	Документ "Невыходы в организации"
	Данные о суммах плановых начислений и удержаний работников организаций	Регистры сведений "Плановые начисления работников организации" и "Плановые удержания работников организации"
	Сведения об отпусках по уходу за ребенком, имеющих место в текущем году и условиях их оплаты	Документы "Отпуск по уходу за ребенком" и "Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком"
	Данные об исполнительных листах работников организаций	Документ "Исполнительный лист"
		Документ "Договор на выполнение работ с физическим лицом"
	Сведения о договорах о предоставлении займов работникам организации	Документ "Договор займа с работником"
	Данные о невыходах работников организаций за текущий год	Документы "Начисление по больничному листу", "Оплата по среднему заработку", "Начисление отпуска работникам организаций", "Невыходы"
	Данные о разовых начислениях и удержаниях работников за текущий год	Документы "Регистрация разовых начислений работников организации", "Регистрация разовых удержаний работников организации"
	Данные о дивидендах организации за текущий год	Документ "Начисление дивидендов организации"
	Данные о прочих первичных документах	Документы "Регистрация простоев работников организации", "Оплата праздничных и выходных дней в организации", "Оплата сверхурочных часов", "Начисление пособий за счет ФСС"
	Данные о выплатах заработной платы и депонентов за текущий год	Документы "Зарплата к выплате организации", "Платежное поручение исходящее", "Расходный кассовый ордер"
	Данные о начисленной заработной плате работников организаций (о начислениях и удержаниях) за каждый месяц текущего года
	Данные об исчисленном и удержанном НДФЛ за каждый месяц текущего года	Документ "Начисление зарплаты работникам организации"
	Данные о рассчитанных суммах ЕСН за каждый месяц текущего года	Документ "Расчет ЕСН"
	Данные о сформированных бухгалтерских проводках за каждый месяц текущего года	Документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете"

В таблицах приведены данные, которые обязательно должны быть в системе на момент ее ввода в эксплуатацию. При этом некоторые сведения не переносятся автоматически с помощью описанной выше процедуры конвертации. Такие данные необходимо вносить вручную. Более того, регламентированные документы за текущий год ("Начисление зарплаты работникам организаций", "Расчет ЕСН"), даже если они перенесены автоматически, нужно переформировать заново для того, чтобы проверить корректность ввода первичных документов, чтобы обеспечить корректное заполнение этих документов.

Таким образом, результатом выполнения вышеуказанных процедур является полноценная ИС, позволяющая вести регламентированный кадровый учет и рассчитывать заработную плату, начиная с любого расчетного периода, не обязательно с начала года. При условии тщательной проверки начальных данных и корректной их обработки в процессе эксплуатации системы не ощущается нехватки информации, как это зачастую бывает при переходе на другую систему учета.

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

Мобильное приложение;
Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
Виды расчетов (начисления и удержания);
Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
Договоры ГПХ;
Действующие отпуска по уходу за ребенком;
Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

Вакансии;
Вилки окладов из штатного расписания;
Виды расчетов с произвольными формулами;
Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
Данные для расчета среднего заработка;
Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

Прием на работу;
Кадровый перевод;
Увольнение;
Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
Исполнительный лист;
Заявление на вычеты по НДФЛ;
Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

Начальная штатная расстановка;
Задолженность по заработной плате;
Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

всех сотрудников;
их должности и дату приема на работу;
подразделения;
текущие плановые начисления;
количество занимаемых ставок;
вариант расчета аванса;
графики работы;
а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

Список сотрудников;
Подразделения;
Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

Список сотрудников;
Период оплаты;
Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

ТДК — Информация о трудовых договорах;
РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
РОтп — Данные об отпусках всех видов;
ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
РОтп — Реестр отпусков;
ОСО — Фактические отпуска;
ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
ЗС — Расчеты по займам;
ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

Подразделения;
Графики работы;
Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

ВНИМАНИЕ!!! более свежие материалы по начальному переносу данных

Здравствуйте, уважаемые читатели блога . Думаю, многие в курсе, что в линейки программных продуктов 1С не так давно появилась новая редакция программы «Зарплата и Управление Персоналом» — 1С ЗиУП редакция 3.0 . Финальная версия этой редакции вышла в сентябре 2013 года. Если переход на 1С БУХ 3.0 постепенно набирает обороты, то переход на новую редакцию зарплаты пока продвигается не так активно. Как и в прежние годы, когда на смену «семерке» приходило новое поколение восьмых версий, главным вопросом остается процесс перехода на новую редакцию программы. Поэтому сегодня я постараюсь подробно рассмотреть эту тему, будут представлены советы по подготовке к переходу на новую редакцию и некоторые особенности работы.

✅

Во-первых, я хочу сразу отметить, что сам факт переноса Вас ни к чему не обязывает . Ваша рабочая база никуда не денется, если Вам что-то не понравится Вы сможете продолжать вести учет в редакции 2.5 или вести учет параллельно в двух программах, пока не освоите новую версию. К слову так обычно и организуется переход на новые программы в крупных организациях.

При этом Вы должны предъявить регистрационную карточку, о которой я писал , и, если у Вас версия программы ПРОФ действующую подписку ИТС. Для владельцев Базовой версии эта подписка не требуется. Только проверьте, чтобы Вам предоставилисвежую версию дистрибутива . Если же Вам отказываются предоставлять бесплатно дистрибутив смело обращайтесь в службу поддержки webits- info@1 c. ru и они свяжутся со своим несговорчивым партером и помогут решить вопрос. После этого ЗУП 3.0 .

Есть вариант вообще не обращаться к партнерам 1С. На ресурсе users. v8.1 c. ru , где разработчики 1С публикуют обновления к своим программам, выложен полный дистрибутив ЗУП 3.0. Это самая первая версия программы от 13.09.2013. О том как зарегистрироваться и скачивать файлы на этом ресурсе подробнее читайте . Т.е. Вы можете скачать этот полный релиз, . После этого до актуального релиза, .

Ещё отмечу одну деталь. Перенос лучше осуществлять после того как в редакции 2.5 был закрыт месяц : начислена и выплачена зарплата, рассчитаны взносы.

Как выполнить тестирование и исправление

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Непосредственно перед тем как приступать к переносу следует немного поработать с информационной базой, из которой мы переносим данные. Во-первых следует этой базы. Также будет не лишним выполнить так называемое «тестирование и исправление» структуры информационной базы. Для этого надо выйти из режима «Предприятия» и зайти в базу в режиме «Конфигуратор». Через главное меню запустить тестирование: Администрирование -> Тестирование и исправление. В результате откроется окно с настройками.

Обратите внимание как я установил галочки. Я не случайно пропустил пункт «Реструктуризация таблиц информационной базы» . Если её установить, то в процессе выполнения тестирования будет осуществляться пересоздание всех таблиц базы данных. Это области памяти, которые мы физически не видим, когда работаем с программой, но в которых хранятся все данные наших справочников, документов и прочее. Реструктуризация – дело хорошее, но может занять много времени. Поэтому учитывайте это, если база у Вас большая. Остальные режимы проверки желательно выполнить. Но ещё раз напоминаю, что резервная копия делается до выполнения процедуры «Тестирования и исправления».

На всякий случай поясню все остальные галочки. Кому не интересно можете пропустить, но я стараюсь всегда понимать, что делаю и мне кажется я такой не один, поэтому привожу пояснения:

Реиндексация таблиц информационной базы – про таблицы я писал выше. Так вот эти таблицы определенным образом нумеруются, но в связи с тем, что мы постоянно что-то удаляем или добавляем, нумерация перестает быть последовательной. В результате система начинает замедлять работу. Реиндексация перенумеровывает все таблицы в нужном порядке:
Проверка логической целостности – осуществляется поиск ошибок в правильности организации хранения данных в базе;
Проверка ссылочной целостности – проверяет базу на наличие битых ссылок. Битая ссылка – это ссылка на несуществующий элемент. Чаще всего такое возникает, если удаляется из базы какой-то элемент справочника или документ, который используется в других документах. При этом в настройке тестирования можно выбрать, что делать при наличии ссылок на несуществующие объекты: создать, очищать или не изменять. Лучше очищать такие ссылки.
Пересчет итогов – это скорее актуально для 1С Бухгалтерии, но я всё равно поясню. В 1С на определенные интервалы времени осуществляется расчет результатов по определенным направлениям учета (регистрам) для того чтобы в момент формирования пользователем какого-то отчета программа не занималась суммированием данных за весь период, а взяла ранее подсчитанные данные и вывела их пользователю. В 1С Бухгалтерии это существенно ускоряет формирование отчетов типа «Оборотно-сальдовой ведомости».
Сжатие таблиц информационной базы – честно говоря достоверно не знаю за счет чего осуществляется сжатие. Где-то я читал, что те документы и справочники, которые мы удаляем в режиме Предприятия, на самом деле не удаляются, а продолжают храниться, но мы их не видим и именно эта процедура сжатия их окончательно удаляет. Если кто-то знает достоверно за счет чего выполняется сжатие можете написать в комментариях.

Вот и всё! Теперь можно жать «Выполнить».

Выполняем перенос данных в ЗиУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Итак, после того как Вы создали пустую базу ЗУП 3.0 (как устанавливать 1С читайте тут), открываем эту базу. Программа по-умолчанию запускает «Начальную настройку программы». На первом шаге необходимо выбрать желаете ли Вы настроить систему для работы с нуля (т.е. перенос не требуется), осуществить перенос из программы «1С Зарплата и Кадры 7.7, редакция 2.3» или осуществить перенос данных из «Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5» . Мы выбираем второе и жмем далее.

На следующем шаге необходимо выбрать информационную базу, из которой мы будем выгружать данные. Выбор происходит из списка идентичного тому, что мы видим при старте 1С. Также необходимо указать имя пользователя (если в базе 2.5 они создавались) и пароль (также если таковой был).

Отдельно хочу обратить Ваше внимание на то, что вверху окна на этом шаге указан номер релиза. Релиз информационной базы, из которой мы переносим данные должен быть не ниже этого показателя. В противном случае программа не позволит выполнить перенос, будет выдана ошибка. О том как правильно обновлять 1С читайте .

Теперь обратите внимание на период переноса . В данном случае указан минимально необходимый период для переноса, т.е. за два предшествующих года (2012 и 2013).

ВНИМАНИЕ!!! В 2016 году появился новый вариант переноса, так называемый рекомендованный (краткий) вариант. Очень рекомендую ознакомиться с ним в статье:

Итак, определяемся с периодом и жмем «Далее». На следующем этапе нужно нажать кнопку «Загрузить данные» и запустится процесс переноса данных. Он может быть довольно продолжительным в зависимости от количества сведений в базе источнике. Процесс идет автоматически, мы наблюдаем.

В процессе переноса программа может уведомлять Вас об ошибках. Не стоит пугаться и всё бросать, а достаточно почитать выводимые сообщения, исправить недочеты и выполнить перенос ещё раз. Повторный перенос не задублирует уже перенесенные, т.к. переносимая информация будет сопоставляться с уже имеющейся по уникальным идентификаторам индивидуальным для каждого вида информации (например, для физического лица – это ФИО и дата рождения).

Скоро будут новые интересные материалы на .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано .

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально осуществить переход на 3.0, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

При выборе данного варианта переносятся документы.
Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
По взаиморасчетам переносятся все документы.
При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальную штатную расстановку;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней. Для пользования максимально широким функционалом и инструментарием рекомендуется также осуществить переход на ЗУП КОРП.

В связи с прекращением поддержки "Зарплата и управление персоналом ред.2.5" в конце 2017 года, актуален вопрос, как перенести учетные данные в новую редакцию программы?

Переход с ЗУП 2.5 на 3.0 производится переносом данных из базы с релизом 2.5. Из-за частичного изменением структуры конфигурации возможность выполнить простое обновление конфигурации на новую редакцию отсутствует. Об отличиях редакции 2.5 от редакции 3.0 и переносимых данных можно ознакомиться .

Для начала нужно создать чистую информационную базу с релизом 3.0.

При первом запуске информационной базы, программа предложит Вам выполнить ее настройку посредством специального пошагового помощника.

На первом шаге укажите, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5.

Внимание, перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.94.1.

На следующей странице выберите месяц начала эксплуатации

Если требуется выполнить "полный" перенос данных то на этом шаге следует изменить вариант по ссылке "Настройка".
При этом варианте указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Также программа предложит выбрать, переносить начисления или нет.

На следующем шаге запускается непосредственно сама процедура переноса данных. Длительность выполнения всей процедуры зависит от объема переносимых данных и может занимать несколько часов.

По завершению процедуры загрузки нажмите Далее .

На этом перенос данных завершен.

Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы, то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Уже перенесенные данные не будут задублированы.

Запустить повторный перенос можно из раздела "Администрирование" по ссылке "Перенос данных из предыдущих программ". Ссылка доступна, если бы завершена начальная настройка программы после первого переноса.